Protocollo Informatico - FAQ

Al fine di ulteriormente agevolare il processo di avvio del "Nuovo Protocollo Informatico" viene attivata una sezione informativa di FAQ (Frequently Asked Questions) che fornisce risposte immediate ai principali interrogativi posti - in merito - sia dagli operatori sia dai dirigenti responsabili aziendali.

 Questa sezione, frutto della collaborazione di tutti coloro che sono interessati dal processo, verrà alimentata costantemente e costituirà naturale complemento al redigendo nuovo Manuale di Gestione del Protocollo Informatico.

Scarica il pdf Manuale Operativo Protocollo Informatico Marzo 2015(2.17 MB)  - Scarica il  pdf Modello Attivazione - Disattivazione Utenza(3.65 MB)   Scarica le  pdf Slide Presentazione Nuovo Protocollo Informatico(1.10 MB)

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Domanda	Risposta
Non riesco ad accedere alla PEC per effettuare la protocollazione	Il Dirigente responsabile deve indicare - per la propria struttura - gli utenti che devono essere abilitati alla "gestione" della PEC in quanto non si è autorizzati automaticamente all'utilizzo di tale funzione
Non ho ancora lo scanner collegato all'applicativo e non riesco a fare le scansioni	La scansione può essere effettuata "esternamente" all'applicativo cercando di effettuare il salvataggio del documento scansionato in formato pdf; successivamente il file ottenuto può essere allegato alla registrazione di protocollo con pari efficacia
Mentre provo ad effettuare una protocollazione "in uscita" non riesco ad effettuare la scansione del documento in quanto l'applicativo mi blocca richiedendomi la presenza di un allegato.	In effetti, l'applicativo vincola la protocollazione in uscita alla presenza di un documento allegato  (assumendo che i documenti siano già proposti in formato digitale). Occorre, quindi, scansionare il documento e salvarlo in formato pdf prima di protocollare lo stesso come "allegato" alla registrazione di protocollo. Laddove non fosse già presente, è necessario interessare l'assistenza tecnica per far installare una utility che consente la scansione "esterna" ed il salvataggio in pdf.
Ho bisogno di un intervento tecnico da parte dell'Help Desk per il Protocollo Informatico	Basta chiamare uno dei seguenti numeri interni:  75907 – 75773 – 38648 – 75842 – 75906 – 75910 – 75243
Come posso fare per attivare una nuova utenza per la struttura di appartenenza	Occorre scaricare e compilare il  pdf Modello Attivazione - Disattivazione Utenza(3.65 MB)  presente sulla Intranet aziendale e, a seguito di sottoscrizione autografa da parte del dirigente responsabile, effettuare la scansione del documento compilato ed inviarlo ad uno di questi due indirizzi mail: intranet@ausl.le.it - segreteria@ausl.le.it
Ho ricevuto un documento avente in indirizzo la mia struttura e, tra gli altri, anche la direzione generale e/o l'Azienda Sanitaria: lo devo protocollare ?	No. I documenti destinati all'Azienda Sanitaria o ad una delle tre Direzioni devono essere presi in carico a livello centrale per il successivo smistamento per competenza e/o conoscenza. Solo nel caso in cui si ha il sospetto che il documento potrebbe non essere "fisicamente" ricevuto dalla Direzione è necessario mettersi in contatto con la stessa per concordare il da farsi.
Non riesco a capire le indicazioni che sono visualizzate a video quando seleziono uno dei possibili elenchi  del programma.	L'interfaccia utilizzata è analoga per tutti gli elenchi proposti. In particolare le informazioni che vengono riportate sono: Trovati Corrisponde al numero di documenti protocollati che corrisponde al particolare elenco selezionato oppure alla ricerca effettuata Vai a pagina Indicazione del numero di pagine di documenti selezionati (vedi sopra). Attraverso il menu a tendina è possibile posizionarsi sulla specifica pagina.  Uff.  Viene visualizzato un segno di spunta di colore rosso se la struttura di appartenenza ha già aperto il documento protocollato. Ope. Viene visualizzato un segno di spunta di colore blu se ho già aperto il documento protocollato. Nr.  Corrisponde al numero assegnato al documento protocollato. Data Corrisponde alla data nella quale il documento è stato protocollato Oggetto Oggetto del documento protocollato. Comp. Una bandierina rossa indica che il documento protocollato è stato assegnato per competenza. Ann. Viene visualizzato un segno di spunta se il documento è stato annullato. Img. Viene visualizzata l'icona della graffetta che indica che il documento protocollato contiene una o più immagini e/o scansioni associate. All. Viene visualizzata l'icona del documento con pin che indica che il documento protocollato contiene uno o più allegati associati. Mail Viene visualizzata l'icona della busta da lettera che indica che il documento protocollato contiene una o più e-mail associate.  Mov.  I documenti che devono ancora essere accettati e/o presi in carico visualizzano una icona ingranaggio.