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Con Deliberazione del Direttore Generale n. 662 del 14.06.2024 è stato adottato l'aggiornamento del Manuale di Gestione.
Secondo quanto stabilito dal legislatore nel Codice dell’Amministrazione Digitale, le pubbliche amministrazioni sono tenute a formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici, consentire la comunicazione con le imprese esclusivamente utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione e ridisegnare la propria struttura organizzativa, incentivando la razionalizzazione e semplificazione dei procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese, consentendo un migliore e più esteso utilizzo delle tecnologie.
Il manuale di gestione è lo strumento operativo che descrive il sistema di produzione e di gestione dei documenti (analogici e digitali), come già previsto dall’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013, recante le Regole tecniche per il protocollo informatico, emendato ed abrogato attraverso le Nuove Linee Guida sulla Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici di cui alla determinazione n. 407/2020 dell’Agenzia per l’Italia Digitale – AgID.
Il documento descrive la prassi adottata e fornisce le policy generali per la corretta formazione, gestione, tenuta e conservazione della documentazione analogica e digitale. Esso illustra, altresì, le modalità di gestione dei flussi documentali e degli archivi, in modo tale da organizzare e governare la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall’amministrazione secondo i parametri di corretta registrazione di protocollo, assegnazione, classificazione, fascicolatura, ricerca e conservazione dei documenti.
Sempre nel solco di quanto dettato da AgID con la medesima Deliberazione si è provveduto a nominare, rispettivamente, il "Responsabile della Gestione Documentale", il “Responsabile Operativo della tenuta del Protocollo Informatico”, il “Responsabile del gruppo di conformità/validazione” e della "Pubblicazione" nonché il "Responsabile della Conservazione".
Si è - ulteriormente - proceduto ad aggiornare Il "Titolario di Classificazione" (tutta la documentazione amministrativa prodotta, ricevuta e inviata, sottoposta a forme di registrazione, deve essere classificata secondo le voci precostituite nel Titolario di Classificazione, assegnata alle strutture competenti alla trattazione delle pratiche e aggregata nei fascicoli informatici) ed il "Massimario di Scarto" (strumento con cui l’ente individua le disposizioni e definisce i criteri e le procedure attraverso i quali i documenti, non rivestendo interesse storico ai fini della conservazione permanente e avendo esaurito un interesse pratico e corrente, possono essere eliminati legalmente, previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente).
Tutta la documentazione relativa all'argomento comprensiva di manualistica, video, video tutorial, modulistica sono disponibili in un unico contenitore fruibile cliccando sul seguente link
https://intranet.asl.lecce.it/index.php/documenti/gestione-documentale
E' prevista l'attivazione di un ciclo formativo specifico relativamente agli argomenti in oggetto a partire dal mese di settembre p.v.